就和做所有事情一樣,完美的結果來自精心的準備.在大型會議策劃方案中,應該具備人員準備和物料準備以及有關策劃方面的準備工作。只有做到細節做事,才可能有意想不到的功效。大型會議策劃方案應本著講求實效，突出特色，還要避免與同行業重復的尷尬境地，一個好的大型會議策劃方案，是提高市場競爭力，提高宣傳度的有效方式，然而大型的會議策劃方案并沒有想象中的那么簡單，要有效的進行大型會議策劃方案的實施，首先要清楚幾個具體細節。

        1、確保安全工作

　　大型會議參會者眾多，安保工作必是重中之重，會議現場按比例安排安保人員，以防發生意外事件時，能夠有效積極處理；為了圓滿接待參會者的到來，需要考慮到會議當天的天氣狀況，安排接待工作；預計現場人員人數，有專人負責指揮參會車輛，確保車輛安全，停放整齊；做好安全監控工作，發現異常及時通知；會議期間正常巡邏。保證大型會議的正常進行。

        2、會議時間的合理性

　　大型會議本就耗人力物資，大型會議場地的租用費用也都是按時間計算的，只有時間安排的合理才能使會議更高效，對于會議日程的安排，包括了會議開始、主持發言時間，中途休息時間、餐飲、娛樂、以及會后住宿等等，事先有計劃的準備妥當，可以確保會議準時開始，準時結束。

        3、會議執行問題

　　大型會議相關人員較多，為了避免出現不必要的問題， 會議策劃開始前就要事先與執行活動的工作人員溝通。策劃者也必須親自參與到活動實施現場，指導實施，必要時做一些調整工作。工作人員到位檢查，舞臺高度是否合理，舞臺上懸掛的裝飾品是否牢固，舞臺是否牢固，音響是否準備就緒，贈品是否準備妥當;宣傳品是否準備妥當、主持人是否就緒。

        大型會議策劃比較復雜，在執行的過程也很容易出現問題，一個好的策劃方案可以出細節體現出來，所以有一些必要的具體細節還是要多多注意。