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      2. 怎樣才能做好大型會議會務工作?


                大型活動策劃的會務工作極為繁雜,因為這些工作往往意味著任務重、要求高、難度大。那么,怎樣才能做好大型會議會務工作呢?我們可以考慮從會議方案、會議場地、 會議流程以及 會議總結四個方面去開展工作。

                一、會議方案的制定

                確定會議方案的步就是確定會議的主題。會議主題要緊緊圍繞大會總體的工作目標任務。會議方案是會議組織安排的總綱,一完整齊備的會議策劃方案會讓整 個會議的執行事半功倍。

                二、會議場地的布置

                在會議開始之前,廣州大型活動策劃者應提前對會場、住地進行勘察了解,并做相應的會場布置。一是會場和會議用品的準備布置。二是迎送接待儀式的確認及排練。三是確保乘車安全和用餐標準。根據大會日程一項項地對會務細節進行實地演練,按照“提前”提前兩個小時”提前一一個小時”的標準做好會議場地布置工作,即每一個會場提前布置完畢 ,每-項活動提前部署到位;務工作者提前兩個小時到達會場, -切準備工作提前兩個小時就緒;全體會議時組織會議代表和列席人員提前一一個小時入場。

                三、會議流程的執行

                為了確保會議的順利進行,也為了讓參與會議的人員知悉整個會議流程,事先確定會議的流程圖或者流程表。

                在會議執行期間,熱情周到的會議服務工作是必不可少的。會議服務分為會場內服務和會場外服務,涉及會議報到、食宿安排、醫療服務、車輛安排、材料分發、引導入座、會議記錄、錄音攝像等諸多環節。只有做好會議服務工作,才能更好地推進會議流程的執行。

                四、會議結束的總結

                一次成功的會議,離不開合理安排的會后工作。

                一是統籌做好會后服務。要注重統籌銜接,提前擬定大會閉蒂后系列后續會議和活動的組織實施方案,做好組織協調工作。

                二是全面做好會后總結。廣州大型活動策劃需及時總結會務工作中的經驗和教訓,對已有的會務工作流程、工作規則等進行修改和完善,使之更加適應新時期會務工作的需要。要注意收集會議代表對會務工作的意見和建議,認真采納其中的合理部分,促進辦會能力不斷提高。

                三是及時整理會議資料。廣州活動公司要牢固樹立檔案意識,在會前、會中、會后都安排專人收集整理會議方案、會議通知、會議須知、 發言材料、會議記錄、 音像資料等會議檔案資料,按類別整理成資料匯編,為今后辦會提供工作參考。

             煌家文化www.masnbeats.com擁有8年創意策劃、綜合視覺設計及多渠道資源整合經驗,曾為眾多知名品牌、企業提供優質的周年慶典及大型晚會策劃服務,強大的資源整合力、豐富的晚會服務經驗,竭誠為客戶提供滿意的、高品質的策劃服務。

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